Für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern oder regelmäßigen Kosten, die von Mitarbeitern bezahlt werden, wie z. B. Reisen, Mahlzeiten und Büromaterial, kann die Verwaltung der Ausgaben zu einer Herausforderung werden. Um die Nachverfolgung von Mitarbeiterausgaben und die Erstattung autorisierter Gebühren zu vereinfachen, wenden sich Unternehmen an Spesenverwaltungssoftware.
Alle Arten von Unternehmen, einschließlich kleiner und mittlerer Unternehmen, haben auf Cloud-basierte Spesenabrechnungsplattformen umgestellt. Es dient als bedeutende Ergänzung zur Buchhaltungssoftware vieler Menschen.
Unternehmen können mit Hilfe von Spesenverwaltungssoftware papierlos arbeiten. Darüber hinaus minimiert es den Zeitaufwand für die Berechnung und Bearbeitung von Ausgaben sowie das Fehlerpotenzial.
Ist es jedoch erforderlich?
Immer noch nicht sicher, ob Ihr Unternehmen eine benötigt Spesengenehmigungssystem? Hier sind fünf Gründe, warum Ihr Team und Ihr Unternehmen durch den Einsatz von Spesenverwaltungssoftware große Gewinne erzielen können.
1. Schnellere und einfachere Verfahren
Früher mussten die Mitarbeiter Kopien ihrer Rechnungen, einschließlich Quittungen, auf Papier ausdrucken und dann Berichte an ihre Vorgesetzten senden, die sie genehmigten oder sie zur Überprüfung an den Mitarbeiter schickten. Glücklicherweise kann Spesenverwaltungssoftware jede dieser Aufgaben automatisieren.
Wenn ein Mitarbeiter auf „Senden“ klickt, wird der Bericht sofort zur Genehmigung an die zuständige Person gesendet. Mitarbeiter können einem Bericht auf verschiedene Weise Kosten hinzufügen. Die Gehaltsabrechnung kann auch einen automatischen Bericht über den fälligen Betrag erhalten.
2. Weniger Zeitverzögerung und Fehler
Spesenmanagement-Software erhöht die Genauigkeit, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass Mitarbeitererstattungen beschleunigt werden.
Mitarbeiter könnten beispielsweise bei der manuellen Bearbeitung von Kosten Daten falsch eingeben. Daten können von Bankkonten und Kreditkartentransaktionen über Spesenverwaltungssoftware abgerufen werden. Außerdem kann es Fehler und doppelte Einträge finden und Sie benachrichtigen, wenn ein Bericht oder eine Zahlung fällig ist.
3. Wirksamere Betrugsprävention
Nach Angaben der Federal Trade Commission erhielten sie 4,8 Millionen Betrugsberichte und Vorfälle von Identitätsdiebstahl im Jahr 2020. Es ist üblich, dass vielbeschäftigte Manager und Finanzteams fiktive Einträge übersehen, selbst von vertrauenswürdigen Mitarbeitern oder Auftragnehmern. Sobald es jedoch bezahlt wurde, kann es schwierig sein, dieses Geld zurückzubekommen.
Manager können Warnungen von der Spesenverwaltungssoftware erhalten, wenn ein Betrag zu hoch erscheint. Es verursacht mehr Anfragen, bevor das Geld autorisiert und übermittelt wird, was die Zahl der Betrugsfälle in Unternehmen reduziert.
4. Einfache Berichterstattung
Echtzeitinformationen zu Unternehmensausgaben werden durch Berichte und Analysen bereitgestellt. Mit der Spesenverwaltungssoftware können Sie schnell alle Ihre Ausgaben in einem einzigen Bericht zusammenfassen oder die Gebühren nach Person, Projekt oder Kategorie aufgeschlüsselt anzeigen.
Darüber hinaus können Sie Spesenabrechnungssoftware verwenden, um hohe Ausgaben und hartnäckige Regelverstöße zu identifizieren sowie Kostentrends für jeden Mitarbeiter im Laufe der Zeit zu verfolgen, um die Richtlinien einzuhalten Best Practices für die Kostenkontrolle. Auch Bereiche, in denen Spesenregelungen geklärt oder richtig umgesetzt werden müssen, lassen sich mit dem Einsatz einer Spesenmanagementlösung finden.
5. Einhaltung
Spesenmanagement-Software hilft Unternehmen erreichen nach regionalen, nationalen und kommunalen Steuergesetzen. Hilft Unternehmen, Ausgaben, einschließlich Büro-, Reise- und Kilometerkosten, genau zu klassifizieren und zu identifizieren. Außerdem können Sie elektronische Kopien von Berichten und Quittungen erstellen, die im Falle einer Prüfung unerlässlich sind.
Spesenmanagement-Software ist für die meisten Unternehmen unerlässlich. Die Digitalisierung des Spesenmanagements hilft allen Organisationen, effizienter und reibungsloser zu arbeiten.
Quelle: Source link www.noobpreneur.com